Qui est responsable de l’organisation de la première réunion du Comité Social et Economique ?
Après la mise en place du comité social et l’élection de ses membres, il est obligatoire pour le CSE de tenir une première réunion.
Cette réunion a pour objectif de poser les bases sur lesquelles reposent le fonctionnement du comité social et les missions de ses membres.
En effet, elle est très importante, car c’est lors de la première réunion que le règlement intérieur, le nombre d’élus, la nomination du représentant syndical au CSE ou encore la composition du comité social et économique est établie pour les 4 prochaines années.
- L’organisation de la première réunion par l’employeur
Selon l’article L.2312-57 du Code du travail, l’employeur est responsable de l’organisation de la première réunion du comité social et économique.
En principe et sauf présence d’un secrétaire désigné, l’employeur est tenu de fixer l’ordre du jour de la première réunion du comité social et économique.
- L’organisation de la première réunion par l’employeur conjointement avec le secrétaire du comité social et économique
Une réunion préliminaire peut être organisée pour désigner le secrétaire du comité social et économique.
Dans cette optique, le secrétaire pourra organiser la première réunion du comité social et économique conjointement avec l’employeur.
Cette pratique a pour but d’éviter que l’employeur ne prenne des décisions unilatérales relatives à l’élaboration de l’ordre du jour.
Dans quel délai doit avoir lieu la première réunion du CSE ?
Bien qu’il soit obligatoire d’organiser la première réunion du comité social et économique, aucune loi n’en fixe dans quel délai elle doit se tenir.
Cependant, la pratique permet à l’employeur de choisir entre 2 alternatives pour tenir la première réunion du comité social et économique.
- La tenue de la première réunion en fonction de la périodicité des réunions
D’après la loi, le comité social et économique doit tenir une réunion périodique dont la fréquence dépend de l’effectif de l’entreprise.
À titre illustratif, une entreprise qui emploie moins de 300 salariés doit tenir une réunion tous les 2 mois.
Par extension, il est possible pour l’employeur d’organiser la première réunion 2 mois après les élections des membres du comité social et économique.
Cependant, cette solution n’est pas recommandée, car le délai peut être jugé trop long par les membres du comité social et économique, les empêchant d’effectuer correctement leurs missions.
- La tenue de la réunion le plus rapidement possible
La première réunion du comité social et économique doit être programmée le plus tôt possible après l’élection des membres.
Cependant, la tenue de la première réunion du comité social et économique ne doit pas se faire de manière précipitée.
En effet, il est important de procéder de manière réfléchie à la convocation des membres du comité social et économique ainsi qu’à l’établissement de l’ordre du jour.
Dans cette optique, il est conseillé d’organiser la première réunion du comité social et économique dans les 30 jours qui suivent les élections.
Les différentes étapes pour l’organisation de la première réunion du CSE
D’une part, la première réunion sert à officialiser les nouveaux membres élus du comité social et économique.
D’autre part, elle a pour objectif de mettre en place toutes les modalités de fonctionnement du comité social et économique tout au long du mandat de ses membres.
De ce fait, afin que les membres élus du comité social et économique puissent entrer en fonction et accomplir leurs missions dans les plus brefs délais, quelques étapes doivent être respectées par l’employeur pour organiser la première réunion.
- La convocation à la première réunion du CSE
La convocation des personnes qui doivent assister à la première réunion du comité social et économique doit se faire à l’initiative de l’employeur.
Néanmoins, il est possible qu’une personne mandatée par le président, en cas d’indisponibilité de ce dernier, convoque les membres du comité social et économique pour assister à la première réunion.
Dans cette optique, la convocation doit se faire au plus tard 3 jours avant la date de la première réunion du comité social et économique.
Aucune disposition légale ne précise les personnes habilitées à assister la première réunion du comité social et économique.
Néanmoins, la pratique suggère la possibilité pour l’employeur de choisir entre la convocation :
– de tous les membres élus et leurs suppléants pour expliquer les règles de suppléances applicables lors des prochaines réunions du comité social et économique,
– de tous les membres élus et leurs suppléants en précisant à ces derniers qu’ils ne pourront assister aux prochaines réunions que si le titulaire est dans l’incapacité de le faire,
– l’ancien secrétaire et l’ancien trésorier du comité sortant.
De plus, si le représentant syndical au comité social et économique a déjà été désigné, il devra être convoqué pour la première réunion du CSE.
Il convient de noter que les personnes à convoquer pour assister à la première réunion du comité social et économique dépendent de l’ordre du jour de la réunion.
Ainsi, si l’ordre du jour traite de la santé, de la sécurité et des conditions de travail, il est obligatoire pour l’employeur de convoquer en plus des titulaires et des suppléants :
– le médecin du travail exerçant au sein de l’entreprise,
– la personne responsable de la sécurité et des conditions de travail,
– l’agent chargé du contrôle de l’inspection du travail,
– un agent issu des services de prévention des entités chargées de la sécurité sociale,
– le référent harcèlement.
- La mise en place en présence des représentants du personnel ou non
Il convient de noter que créer un comité social et économique est nécessaire au plus tard le 1er janvier 2020 pour toutes sociétés ou entreprises ayant un effectif de 11 salariés ou plus.
De ce fait, il est possible que certaines entreprises ne soient pas encore dotées d’un comité social et économique avant cette date.
En prenant compte de cette éventualité, la mise en place du comité social et économique peut alors se faire avec ou sans la présence des représentants du personnel.
- La mise en place du comité social et économique en présence des représentants du personnel
Il existe de nombreuses alternatives à la mise en place du comité social et économique en cas de présence des représentants du personnel :
– mise en place obligatoire du comité social et économique avant le 1er janvier 2020 dans le cas où l’élection des membres du comité social et économique s’est déroulée à une date antérieure au 23 septembre 2017. Néanmoins, la mise en place du comité social et économique peut se faire bien avant cette date dès lors que l’accord collectif d’entreprise prévoit cette possibilité,
– prolongation d’un an du mandat des représentants du personnel ayant pour échéance une date comprise entre le 23 septembre 2017 et le 31 décembre 2017,
– en cas d’échéance du mandat des représentants du personnel à une date comprise entre le 1er janvier 2018 et le 31 décembre 2018, il est possible de diminuer ou de prolonger d’un an le mandat en cours. Cette décision est applicable dans le cadre d’un accord collectif ou par le biais de l’employeur après que ce dernier en ait informé les délégués du personnel,
– en cas d’échéance du mandat après le 1er janvier 2019, la mise en place du comité social et économique doit obligatoirement se faire une fois le mandat achevé.
– La mise en place du comité social et économique en l’absence de représentants du personnel
Il existe de nombreuses alternatives à la mise en place du comité social et économique en cas d’absence des représentants du personnel :
– la création du comité social et économique avant le 1er janvier 2020 dans la mesure où les élections des membres du comité social et économique ont été organisées à une date antérieure au 23 septembre 2017. Néanmoins, la mise en place du comité social et économique peut se faire bien avant cette date dès lors que l’accord collectif d’entreprise prévoit cette possibilité,
– la création du comité social et économique avant le 1er janvier 2018, sauf dispositions contraires.
Le déroulé de la réunion
L’employeur est tenu d’organiser et de présider la première réunion du comité social et économique.
Néanmoins, en cas d’indisponibilité il est dans la possibilité de déléguer cette tâche à une autre personne.
- Transfert de droits et de compétences entre le comité d’entreprise et le comité social et économique
Pour rappel, le comité social et économique est voué à remplacer les autres instances de représentation du personnel comme le comité d’entreprise ou CE.
De ce fait, il est nécessaire qu’il y ait transfert de compétence et de droits entre le comité d’entreprises et le comité social et économique lors de la première réunion de ce dernier et sa mise en place.
Dans la pratique, le comité d’entreprise est tenu de remettre les documents relatifs à ses activités aux membres élus du comité social et économique.
Parmi ces documents, il est possible de citer les factures ou encore les comptes bancaires de l’ancien comité d’entreprise.
- La constitution du bureau du comité social et économique
La majorité des membres assistant à la première réunion du comité social et économique est requise pour la désignation du secrétaire, et de son adjoint si nécessaire.
L’employeur, ayant aussi la qualité de président du comité social et économique, peut également prendre part au vote.
Comme dans toutes élections, le candidat au secrétariat du comité social et économique a besoin d’une majorité de voix pour pouvoir accéder au poste.
Dans le cas d’un candidat unique, ce dernier doit réunir plus de la moitié des voix pour remporter les élections.
Dans le cas où plusieurs candidats sont en lice pour le poste de secrétaire du comité social et économique, le candidat ayant le plus de voix est élu secrétaire au comité social et économique.
En cas d’égalité, le candidat élu au poste de secrétaire au comité social et économique est celui qui est le plus âgé.
La composition du bureau se caractérise également par la désignation du trésorier.
Néanmoins, aucune forme particulière de désignation n’est imposée par la loi.
De ce fait, les membres présents lors de la première réunion du comité social sont libres d’adopter les modalités de désignation du trésorier au comité social et économique.
- Information sur l’entreprise par l’employeur
Lors de la première réunion du comité social et économique, l’employeur est tenu de communiquer à tous les membres présents les informations concernant l’entreprise.
Dans cette optique, l’employeur doit aborder la forme juridique de l’entreprise ou encore les perspectives économiques de l’entreprise.
- Information sur les attributions du comité social et économique par l’employeur
Durant la première réunion du comité social et économique, l’employeur est tenu de rappeler aux nouveaux membres les attributions du comité.
Dans la majorité des cas, il présente aux membres présents les orientations stratégiques du comité social et économique, sa situation financière actuelle en plus de la politique sociale adoptée et les conditions de travail des salariés au sein de l’entreprise.
Dans ce même volet, l’employeur est tenu d’établir le délai pendant lequel le comité social et économique peut être consulté. Ce délai de consultation s’étale sur un maximum d’un mois.
Néanmoins, il est possible que le délai de consultation soit de 2 mois ou 3 mois dans le cadre d’un accord majoritaire.
Les points à aborder lors de la première réunion du CSE
La première réunion du comité social et économique est importante, car elle fixe les modalités de fonctionnement du CSE pour les 4 prochaines années.
Dans cette optique, de nombreux points doivent être abordés lors de la première réunion du comité social et économique.
- Quel ordre du jour pour le CSE ?
Par définition, l’ordre du jour est un ensemble de sujets qui doivent être traités et examinés lors d’une réunion ou d’une assemblée générale.
Dans le cas de la première réunion du comité social et économique, il s’agit des thématiques obligatoires que doivent examiner tous les membres présents lors de la première réunion.
Dans cette optique, l’ordre du jour de la première réunion du comité social et économique doit prévoir :
– le compte rendu sur la gestion du comité d’entreprise sortant. Il s’agit de la remise de tous les documents nécessaires au fonctionnement du comité par le trésorier et le secrétaire du comité d’entreprise aux nouveaux membres élus du comité social et économique,
– le transfert de compétences, de droits et d’obligations du comité d’entreprise au comité social et économique,
– la communication aux nouveaux membres élus du comité social et économique sur les informations relatives à l’entreprise,
– la constitution du nouveau bureau du comité social et économique,
– la communication du budget de fonctionnement du comité social et économique aux nouveaux membres élus,
– la communication du budget prévu pour les activités culturelles et pour les activités sociales aux nouveaux membres élus du comité social et économique,
– l’élaboration du règlement intérieur du comité social et économique,
– la désignation des élus qui feront partie du comité santé, sécurité et conditions de travail dans le cas d’une entreprise d’au moins 300 salariés,
– l’information par l’employeur aux membres élus du comité social et économique sur la mise en place des différentes commissions au sein de CSE,
– la désignation par les membres du comité social et économique des représentants de proximité,
– la désignation des membres du comité social et économique qui seront les représentants au sein du conseil d’administration ou au sein du conseil de sécurité,
– la désignation des membres élus qui feront partie du comité social et économique central,
– la désignation des membres élus qui feront partie du comité social et économique d’établissement,
– la constitution du budget alloué au comité social et économique central,
– a constitution du budget alloué au comité social et économique d’établissement.
- Les désignations
Pour que le comité social et économique soit fonctionnel dans les plus brefs délais, il est nécessaire de désigner quelques membres à la tête de certaines entités intégrant le CSE.
- La désignation des membres élus qui auront la qualité de représentants de proximité
La durée du mandat du représentant de proximité est la même que celle des autres membres élus du comité social et économique.
La désignation des représentants de proximité se fait conformément à l’accord majoritaire lors de la mise en place du comité social et économique.
• La désignation des membres qui composent chaque commission
Pour rappel, les commissions présentes au sein du comité social et économique dépendent de l’effectif de la société en question :
– la CIAL ou commission d’information d’aide au logement, uniquement dans les entreprises de 300 salariés ou plus,
– la commission égalité professionnelle, uniquement dans les entreprises de 300 salariés ou plus,
– la commission formation, uniquement dans les entreprises de 300 salariés ou plus,
– la commission des marchés, uniquement dans les entreprises de 50 salariés ou plus,
– la commission économique, uniquement dans les entreprises de 1 000 salariés ou plus.
La désignation des membres qui composent chaque commission est prévue par l’accord majoritaire du comité social et économique ou par le règlement intérieur.
Dans cette optique, l’acte de désignation doit aussi préciser :
– le champ d’action des commissions créées,
– les modalités de fonctionnement de chaque commission,
– les modalités de formation de chaque membre de chaque commission,
– les moyens alloués aux commissions.
Il convient de noter que des commissions supplémentaires peuvent être créées.
Les membres élus du comité social et économique ne sont pas les seuls à pouvoir faire partie de ces commissions supplémentaires.
En effet, les salariés ont également ce droit, sous réserve qu’il n’y ait pas d’accord majoritaire pour la création de ces commissions.
- La désignation des membres qui représentent le CSE au sein de conseil d’administration ou au sein du conseil de surveillance
Le comité social et économique désigne 2 de ses membres afin qu’ils puissent assister aux réunions du conseil de surveillance ou du conseil d’administration.
Les 2 membres en question doivent remplir certains critères.
Le premier représentant doit être un technicien ou un agent de maîtrise.
Le deuxième représentant, quant à lui, doit être un employé ou un ouvrier.
Néanmoins, dans certains cas, il est possible que le comité social et économique doive désigner 4 représentants.
Dans cette optique, en plus des deux personnes précédemment citées, le comité doit prévoir un membre du comité social et économique issu de la catégorie de la maîtrise et un autre membre ayant la qualité d’ingénieur, de chef de service ou de cadre de l’administratif.
Les obligations à remplir lors de la première réunion du CSE
Certains points à aborder lors de la première réunion du comité social et économique ne sont pas obligatoires.
À titre illustratif, il n’est pas obligatoire de désigner les représentants de proximité dès la première réunion du comité social et économique.
Cependant, l’élaboration du règlement intérieur du comité social et économique est d’une importance primordiale.
- Le règlement intérieur du CSE
Le règlement intérieur du comité social et économique a pour but de fixer les modalités de fonctionnement du CSE.
De plus, il régit les rapports du comité social et économique avec les salariés de la société.
L’élaboration du règlement intérieur du comité social et économique n’est prévue par aucune disposition légale.
- Les clauses du règlement intérieur
La pratique suggère une démarche pour l’élaboration du règlement intérieur du CSE, dont la présence obligatoire de certaines clauses.
- Les clauses obligatoires lors de l’élaboration du règlement intérieur du comité social et économique
Ces clauses obligatoires sont établies dans le règlement intérieur afin de garantir la transparence du comité social et économique au niveau financier.
De ce fait, ces clauses se rapportent :
– aux modalités d’arrêt des comptes annuels du comité social et économique, selon les dispositions prévues par l’article L.2315-68 du Code du travail,
– aux modalités pour établir le rapport d’activité de gestion du comité social et économique, conformément aux dispositions prévues par l’article L.2315-69 du Code du travail,
– aux modalités relatives à la désignation des membres de la commission des marchés et à son fonctionnement, conformément aux dispositions prévues à l’article L.2315-44-3 du Code du travail, si la taille de l’entreprise permet la mise en place d’une commission des marchés,
– aux modalités d’information sur les comptes et activités du comité social et économique au profit des salariés, conformément aux dispositions prévues par l’article L.2315-72 du Code du travail.
- Les clauses pouvant être librement définies
La présence de ces clauses n’est prévue par aucune disposition légale.
Néanmoins, il est nécessaire que ces clauses ne soient pas en contradiction avec les attributions du comité social et économique.
À titre illustratif, peuvent être présentes dans le règlement intérieur du comité social et économique, les clauses relatives :
– à la composition, aux modalités de désignation et aux attributions du bureau du comité social et économique,
– à la mise en place du calendrier de réunion du comité social et économique. Il s’agit de fixer les dates de réunion du comité social et économique. La périodicité des réunions du comité social et économique dépend de l’effectif de l’entreprise,
– aux modalités de déroulement des réunions du comité social et économique. Cette clause prévoit, entre autres, la possibilité d’enregistrer les débats lors de la réunion, le lieu où le comité social et économique pourra se réunir en si la société possède plusieurs établissements ou encore les conditions qui peuvent suspendre la séance,
– aux modalités pour organiser les séances de réunion entre le personnel et le comité social et économique,
– aux modalités de communication entre le personnel et le comité social. Cette clause prévoit, entre autres, la communication par mail ou encore par voie d’affichage ainsi que le délai de communication entre le personnel et le comité social et économique après chaque réunion de ce dernier,
– aux modalités de mise en place de commissions facultatives aux commissions déjà existantes,
– au nombre de membres pour composer les commissions,
– aux missions que le comité social et économique délègue,
– aux modalités concernant la formation des membres composant chaque commission,
– aux moyens alloués à chaque commission pour qu’elles accomplissent au mieux leurs missions.
- Les clauses ne devant pas être présentes au sein du règlement intérieur
La jurisprudence prévoit l’interdiction pour certaines clauses de figurer dans le règlement intérieur.
À titre illustratif, il est interdit que le règlement intérieur du comité social et économique comporte :
– les clauses entravant le bon fonctionnement du comité social et économique,
– les clauses relatives à la mise en place d’heures de délégations prévues pour les membres suppléants, car la mission du suppléant est de remplacer son titulaire si ce dernier ne peut assister une réunion du comité social et économique,
– les clauses relatives à la fixation des dates de réunion du comité social et économique, car la réunion du comité social et économique est une prérogative et ne peut être prévue par le règlement intérieur.
La mise en place du CSE complémentaire
Selon la structure de l’entreprise, il est nécessaire de mettre en place un comité social et économique complémentaire.
Cette pratique est surtout observée dans les entreprises ayant un siège social et plusieurs établissements ou filiales.
Dans cette optique, la mise en place d’un comité social et économique central et celle d’un comité social et économique d’établissement sont obligatoires.
- La mise en place du comité social et économique central
Dans le cas d’une entreprise à structure complexe, le protocole d’accord préélectoral prévoit la désignation des membres du comité social et économique central.
À défaut d’accord préélectoral, la désignation des membres du comité social et économique se fait en un seul tout par le biais d’un scrutin uninominal majoritaire.
- La mise en place du comité social et économique d’établissement
Le comité social et économique d’établissement, par opposition au comité social et économique central exerçant au siège d’une société, est une instance représentative exerçant dans les filiales de la société.
Tout comme le comité social et économique central, le comité social et économique d’établissement est doté de son propre budget de fonctionnement.
Néanmoins, il est possible pour le comité social et économique d’établissement de déléguer la gestion d’activités communes au comité social et économique central.
Cette procédure se fait dans le cadre d’un transfert de gestion d’activités.
Elle prend alors la forme d’une convention où doivent figurer certaines clauses :
– les activités transférées au comité social et économique central avec le descriptif,
– les modalités de financement relatives au transfert de gestion pour chaque année durant laquelle la convention est exécutée,
– la liste des biens et moyens que le comité social et économique central a à sa disposition pour chaque année durant laquelle la convention est exécutée,
– les modalités de participations des salariés aux activités transférées,
– la durée pendant laquelle la convention est exécutée,
– les modalités permettant de réviser ou dénoncer la convention.
Les différences selon la taille des entreprises
En général, les procédures à suivre lors de la première réunion du comité social et économique sont les mêmes, peu importe la taille de l’entreprise.
Néanmoins, l’ordre du jour de la première réunion est susceptible d’en être modifié en conséquence.
- Dans une entreprise de moins de 50 salariés
Dans le cas d’une entreprise de moins de 50 salariés, l’ordre du jour concernant la mise en place de commissions se porte sur celle de la commission santé, sécurité et conditions de travail.
- Dans une entreprise de plus de 50 salariés
Dans le cas d’une entreprise de plus de 50 salariés, il est nécessaire de mentionner dans l’ordre du jour de la première réunion du comité social et économique l’obligation de création des commissions qui peuvent être établies dans ces conditions.
À titre illustratif, la création de la commission économique ou de la commission égalité professionnelle doit être mentionnée dans l’ordre du jour de la première réunion.
