Il faut distinguer l’entretien professionnel de l’entretien d’évaluation, l’objectif de l’entretien professionnel étant de réaliser un bilan du parcours professionnel du salarié et d’identifier les besoins de l’entreprise par rapport aux aspirations de ce dernier.
L’entretien professionnel est un dispositif obligatoire : si le salarié n’a pas bénéficié d’entretien professionnel au cours des 6 dernières années, son compte personnel de formation (CPF) sera crédité d’un montant de 3.000 euros (C. trav., art. L. 6315-1, L. 6323-13 et R. 6323-3).
Qui est concerné par l’entretien professionnel ?
L’entretien professionnel est obligatoire dans toute entreprise relevant du Code du travail, peu importe sa forme juridique, son effectif ou son secteur d’activités.
Seules les entreprises de moins de 50 salariés sont exonérés de sanctions en cas de défaut d’entretien (C. trav., art. L. 6315-1, L. 6323-13 et R. 6323-3).
L’entretien professionnel est un dispositif mis en place pour tous les salariés d’une entreprise, quelle que soit la nature de leur contrat de travail ou leur ancienneté.
Chaque salarié doit être informé de l’existence de ce dispositif dès son embauche de manière expresse ou tacite (article L. 6315-1 du Code du travail).
A quel moment l’entretien professionnel doit-il être organisé ?
L’article L.6315-1 du Code du travail impose que l’entretien professionnel soit organisé tous les deux ans, sauf si un accord fixe une autre périodicité.
Les deux ans se décomptent à partir de la date d’entrée dans l’entreprise.
Pour rappel, l’entretien professionnel a été institué par la loi du 5 mars 2014 et publié au Journal Officiel le 6 mars 2014.
Ainsi, pour les salariés employés dans une entreprise à cette date, les deux entretiens ont dû se tenir respectivement avant le 7 mars 2016 et le 7 mars 2018 ; la prochaine échéance étant le 7 mars 2020.
L’entretien professionnel doit également être organisé au retour de congé d’un salarié (congé maternité, congé parental) ou à la demande d’un salarié en retour de congé (maternité, d’adoption, sabbatique, de proche aidant ou solidarité familiale, en période de mobilité volontaire sécurisée, en arrêt pour longue maladie ou encore dans l’exercice de son mandat syndical).
Dans ces cas précis, l’entretien peut avoir lieu préalablement à la reprise de poste et il doit avoir lieu même si le salarié a bénéficié d’un précédent entretien il y moins de deux ans.
La loi ne précise aucune forme quant à la convocation à l’entretien mais il est généralement conseillé d’envoyer la convocation par lettre recommandée avec accusé de réception ou par écrit en remise en mains propres contre décharge.
Tous les 6 ans, l’entretien professionnel permet de dresser un état des lieux du parcours professionnel et vérifier que le salarié a bénéficié de :
- ces entretiens biannuels (ou autre période prévue par accord),
- d’au moins une action de formation,
- d’éléments de certification par la formation ou la VAE,
- d’une progression salariale ou professionnelle.
La loi ne prévoit pas d’aménagement de cette durée sauf en cas d’absence d’un salarié pour longue maladie.
Quel est le contenu l’entretien professionnel ?
Selon le paragraphe 1 de l’article L6315-1 du code du travail, l’entretien professionnel est « consacré à ses perspectives d’évolution professionnelle, notamment en termes de qualifications et d’emploi » mais « comporte également des informations relatives à la validation des acquis de l’expérience (VAE), à l’activation par le salarié de son compte personnel de formation (CPF), aux abondements de ce compte que l’employeur est susceptible de financer et au conseil en évolution professionnelle ».
Au-delà des informations obligatoires que doit communiquer l’employeur au salarié (cf paragraphe 2), la loi ne précise pas le contenu de l’entretien.
L’entretien professionnel bisannuel permet à l’employeur de faire un bilan avec ses salariés sur :
- leurs compétences,
- leurs perspectives d’évolutions professionnelles afin d’identifier les besoins de l’entreprise et la possibilité pour le salarié d’évoluer selon ses besoins.
Aux termes d’un congé, l’entretien permet d’organiser le retour à l’emploi, de déterminer les besoins en formation du salarié et examiner les conséquences éventuelles du congé sur les compétences et la rémunération.
Pour rappel, l’entretien professionnel ne doit pas être confondu avec l’entretien d’évaluation bien qu’il existe des liens de dépendance entre les deux.
En effet, l’entretien professionnel ne peut se faire sans prendre en compte la performance et les compétences du salarié puisqu’il a pour vocation d’identifier les besoins et les perspectives d’évolution professionnelle au sein de l’entreprise.
Les deux entretiens n’ont donc pas la même finalité. Ils sont généralement organisés à des périodes et des dates différentes dans l’année mais il est possible qu’un salarié soit convoqué aux deux entretiens sur un seul créneau mais que ces derniers se déroulent en deux temps, marqués par une pause.
Comment s’organise l’entretien professionnel ?
- Avant l’entretien professionnel
Bien que la loi indique que le salarié est reçu en entretien professionnel par son employeur, dans les organisations de plus de 250 salariés, le salarié pourra être reçu par les responsables en charge des ressources humaines ou bien directement par son manager.
La gestion administrative en amont du processus (convocation, organisation, état des lieux et bilan, remontée des résultats) est généralement externalisée.
La jurisprudence ne s’est pas encore prononcée sur la possibilité ou non de faire appel à des consultants extérieurs pour réaliser l’entretien.
Une démarche de formation des responsables et des managers peut être envisagée afin d’éviter toute confusion avec les entretiens préexistants et l’entretien d’évaluation.
La loi ne précise pas les modalités d’organisation et de convocation à l’entretien.
Ce dernier doit avoir lieu pendant le temps de travail et dans les locaux de l’entreprise.
La convocation peut être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception, par email ou être directement remise en main propre, le tout dans un délai raisonnable pour laisser au salarié la possibilité de préparer son entretien.
Dans la convocation, seront donc mentionnés le lieu et l’heure d’entretien ainsi que les objectifs recherchés par l’employeur.
Selon l’article L. 2312-8 du code du travail, le CSE doit être consulté annuellement sur l’entretien professionnel dans le cadre de la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi.
- Après l’entretien professionnel
L’entretien donne lieu à la rédaction d’un compte rendu, le plus souvent sous la forme d’une grille d’entretien, dont une copie doit être remise au salarié.
Chaque copie doit être signée.
La loi ne se prononce pas en cas de refus de se présenter à l’entretien par le salarié, libre aux juges d’interpréter un tel comportement comme fautif ou non.
Quels sont les risques si l’employeur n’organise pas d’entretien professionnel ?
L’entretien professionnel étant un dispositif obligatoire, l’article R. 6323-3 du Code du travail prévoit des sanctions à l’encontre des employeurs qui ne le mettent pas en place ou qui n’en respectent pas les règles.
Seules entreprises d’au moins 50 salariés sont concernées par les pénalités forfaitaires.
Pour les entreprises de moins de 50 salariés qui n’auraient pas mis en place d’entretiens professionnels, l’employeur pourra tout de même voir sa responsabilité engagée au titre du non-respect de ses obligations en matière de formation et de maintien de l’employabilité (Cass. Soc., 21 avril 2017, n° 15-28.640).
Ces sanctions prennent la forme d’un versement d’une pénalité forfaitaire d’un montant de 3.000 euros sur le CPF du salarié concerné par les entreprises d’au moins 50 salariés dont les salariés au cours des six dernières années i) n’ont pas été reçu en entretien professionnel (sur une base bisannuelle ou périodicité fixée par accord) et/ou ii) qui n’ont pas bénéficié de formation (C. trav., art. L. 6315-1, L. 6323-13 et R. 6323-3).
Ce dispositif est contrôlé par les inspecteurs du travail et les agents responsables du contrôle de la formation.
Si les agents constatent que le versement n’a pas été dû au salarié sur son CPF, l’entreprise sera mise en demeure de régulariser sa situation.
A défaut, elle devra verser au Trésor Public le double de la pénalité.
Une période transitoire
Un dispositif transitoire a été créé jusqu’au 31 décembre 2020 par l’ordonnance n° 2019-861 du 21 août 2019.
Ainsi, jusqu’à cette date, l’employeur ne sera pas tenu de verser l’abondement sanction s’il justifie satisfaire :
- soit aux conditions prévues par la loi du 5 mars 2014,
- soit aux conditions prévues par la loi avenir professionnel du 5 septembre 2018
Les entreprises qui avaient satisfait à leurs obligations légales antérieures ne seront donc pas assujetties à l’abondement sanction.
En revanche, celles qui notamment n’ont pas réalisé les entretiens biennaux seront soumises à cet abondement.
Il convient de noter que le dispositif transitoire s’applique durant toute l’année 2020.
A partir du 1er janvier 2021, les employeurs devront respecter les seules règles du Code du travail issues de la loi avenir professionnel du 5 septembre 2018.
