En cette période de confinement, le gouvernement a très vivement encouragé le recours au télétravail.
Cela n’est pas sans poser la question de la prise en charge financière par l’entreprise des coûts découlant de ce mode de travail.
Pour mémoire, le législateur a confirmé à plusieurs reprises que l’employeur doit prendre en charge les frais engagés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle.
Position reprise dans le Questions/Réponses relatif au Covid-19 :
« Dans le contexte de crise sanitaire actuel – le télétravail s’effectuant, dans la majorité des cas, sur la totalité de la durée de travail effectif et étant rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise, pour garantir la protection des salariés et pour des raisons de santé publique – il y a lieu de considérer que l’employeur est tenu de verser à son salarié une indemnité de télétravail, destinée à rembourser au salarié les frais découlant du télétravail. En effet, l’employeur a une obligation de prise en charge des frais professionnels. Cette obligation est prévue sans restriction par la jurisprudence et celle-ci, de portée générale, doit couvrir les télétravailleurs. »
Cette prise en charge peut se faire via le versement d’une allocation forfaitaire automatiquement exonérée de cotisations et de contributions sociales (sans fourniture de justificatifs) couvrant l’intégralité des frais de télétravail ou via le remboursement sur facture.
Quand l’Allocation est réputée utilisée conformément à son objet, les limites prévues par l'URSSAF sont les suivantes :
- 10 € par mois pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine,
- 20 € par mois pour un salarié effectuant deux journées de télétravail par semaine,
- 30 € par mois pour un salarié effectuant trois journées de télétravail par semaine,
- 40 € par mois pour un salarié effectuant quatre journées de télétravail par semaine, etc.
Il est ainsi possible, pendant cette période de confinement, de verser une indemnité forfaitaire de 50 euros par mois complet réalisé en télétravail à chaque salarié.
L’URSSAF rappelle que si le montant versé par l’employeur dépasse ces limites, l’exonération de charges sociales ne pourra être admise qu’à condition de justifier de la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié.
Il convient de rappeler que l’obligation de la prise en charge des frais du salarié a été supprimée par les ordonnances de septembre 2017.
Cela étant, cette suppression n’exonère pas totalement l’employeur qui reste débiteur d’une obligation plus large fondée sur l’obligation générale de prise en charge des frais professionnels.
Les frais engagés dans le cadre du télétravail ou pour se rendre sur son lieu de travail en période de confinement sont considérés comme des dépenses inhérentes à l’emploi.
Leur remboursement peut être exclu de l'assiette des cotisations sociales à ce titre. Il se fait sur la base des frais réellement engagés par le salarié.
Quels frais peuvent être pris en charge au titre des frais professionnels lorsque le salarié est en situation de télétravail ?
Les frais engagés dans le cadre du télétravail (local privé, frais d'adaptation du local, matériel informatique, connexion, fournitures) sont ainsi considérés comme des frais professionnels.
La prise en charge peut concerner le loyer, la taxe d'habitation, la taxe foncière, les taxes régionales (ordures ménagères) ou encore les charges de copropriété, l'eau, le chauffage, l'électricité.
Elle peut aussi concerner le mobilier, l'adaptation du local (espace de travail dédié), le matériel informatique et les consommables.
Enfin, les frais de télécommunication (téléphone, internet) complètent la liste proposée sur le site des URSSAF.
Un avantage en nature pour la fraction de la dépense réglée directement par l’employeur et qui correspond à une utilisation à des fins personnelles doit parfois être retraité et figure comme tel sur le bulletin de paie.
Les frais fixes (loyer, taxes…) peuvent être pris en charge en fonction de la superficie allouée à l'activité professionnelle. Le calcul se fait au prorata de la superficie du local commercial par rapport à la superficie totale de l'habitation du salarié.
Les frais d'adaptation du local et les consommables n'entrent pas dans l'assiette des cotisations pour leur valeur réelle (factures à conserver).
L'évaluation des frais engagés dans le cadre du télétravail dépend de leur nature.
Le plus souvent, il s'agit de la valeur réelle.
Quels frais peuvent être pris en charge pendant le confinement lorsque le télétravail était impossible
L'URSSAF a confirmé que la prise en charge des frais professionnels serait examinée avec mansuétude dans le cadre des contrôles à venir.
Dès lors que le télétravail était impossible et que le salarié devait se rendre sur son lieu de travail, l’employeur peut justifier le remboursement :
- d'indemnités kilométriques,
- de nuitées d'hôtel,
- de frais de repas,
- de frais de taxi,
- de frais de location de véhicules,
- de frais supplémentaires de garde d'enfants,
- de tout autre frais engagés par l'entreprise ou remboursés au salarié.
Les factures doivent toutefois être conservées en cas de prise en charge sur la base de frais réellement engagés.
La prise en charge des titres-restaurant pour les télétravailleurs
Si les salariés qui exercent leur activité dans les locaux de l'entreprise bénéficient de titres-restaurant, les télétravailleurs en bénéficient également sous réserve que leur journée de travail soit entrecoupée d’une pause déjeuner.
La déduction des frais professionnels des télétravailleurs au titre de l'impôt sur le revenu
Les salariés peuvent déduire les frais engagés dans le cadre de leur activité professionnelle.
Dans la plupart des cas, c'est la déduction forfaitaire de 10% du salaire imposable qui est utilisée.
Dans le cadre du télétravail et lorsque tous les frais ne sont pas pris en charge par l’employeur, le salarié peut avoir intérêt à opter pour les frais réels.
Il déduit alors les frais de transport et toutes les dépenses relatives à son espace de travail, non prises en charge par l’employeur (loyer, électricité, impôts locaux…).
En 2019, la déduction s'élevait à un minimum de 441€ avec un maximum fixé à 12.627€.
