Lors de la prise de congés payés, il faut distinguer dans le bulletin de salaire l'indemnité correspondant à ces jours d'absence de la rémunération des jours travaillés.
Comment calculer l'indemnité de congés payés ? La comparaison des résultats entre les 2 méthodes de calcul est-elle impérative et systématique ?
Étape 1 : Connaître les règles à respecter pour le calcul de l'indemnité de congés payés
Le Code du travail prévoit deux méthodes pour calculer l'indemnité de congés payés due à un salarié.
Pour savoir comment les appliquer, il faut se mettre en situation.
L'hypothèse évoquée concerne un salarié qui dispose d'un solde de droits à congés payés et qui prend des vacances au cours d'un mois M.
Le bulletin de paie du mois M (voire M+1) doit mentionner le congé, et distinguer la rémunération de la période travaillée de celle attribuée au titre de la période de congés (indemnité de congés payés).
Pour calculer cette « indemnité de congés payés », vous devez comparer le résultat de deux modes de calculs :
- méthode du 1/10 (ou règle du 1/10) : additionner la rémunération brute du salarié de la période de référence pendant laquelle ont été acquis les congés payés et multiplier par 10 % ;
- méthode du maintien de salaire : il s'agit de calculer le « salaire théorique » que le salarié aurait perçu s'il était venu travailler.
C'est le résultat le plus favorable au salarié qui doit être versé au titre de l’indemnité de congés payés.
En principe, la comparaison doit se faire à chaque prise de congés et donc à chaque calcul de l'indemnité.
Toutefois, les congés étant pris au moins en deux fois, il est admis de maintenir le salaire habituel et de faire la comparaison une seule fois lorsque le salarié a épuisé l'intégralité de ses congés.
Étape 2 : Calculer l'indemnité selon la règle du 1/10
Il s'agit de calculer la rémunération brute perçue au cours de la période de référence par le salarié ; cependant, tous les éléments de cette rémunération brute n'entrent pas dans le calcul.
Toutes les sommes ayant le caractère de salaire ou d'accessoire du salaire sont à inclure :
- le salaire de base (qui est la contrepartie directe du travail) ;
- la rémunération des heures supplémentaires ;
- les primes de panier et de transport qui ne correspondent pas forcément à des frais réels ;
- la prime d'ancienneté ;
- les primes et gratifications correspondant à un droit précis du salarié et affectées par la prise de congés (ex. : primes de rendement, primes d'objectif, etc.) ;
- les commissions des commerciaux ;
- les indemnités attribuées pour des périodes légalement assimilées à du travail effectif (ex. : indemnité congés payés de l'année précédente, complément de salaire suite à un accident du travail, etc.).
Toutes les sommes n'ayant pas le caractère de salaire ou liées à un risque ou un événement exceptionnel sont à exclure :
- les remboursements de frais professionnels, même lorsqu'ils sont forfaitaires ;
- les primes exceptionnelles, qui ont un caractère discrétionnaire ;
- les primes non affectées par la prise des congés (ex. : 13e mois, intéressement, etc.) ;
- les indemnités attribuées pour des périodes non assimilées à du travail effectif (ex. : complément de salaire pendant la maladie, activité partielle, etc.).
Exemple
Un salarié est rémunéré 1700 euros bruts par mois pour une durée mensuelle de 151,67 h. Il a perçu (heures supplémentaires et primes confondues) au cours de la période de référence 22 000 euros.
Il a travaillé durant toute la période de référence et bénéficie donc de 30 jours de congés.
Si on applique la règle du 1/10e, le calcul de son indemnité de congés payés sera le suivant : 22 000 € x 1/10 = 2200 €, soit 73,33 euros par jour ouvrable de congés (2200/30 jours).
Étape 3 : Évaluer le salaire théorique de la période de congés : la méthode du maintien de salaire
Le montant de l'indemnité de congés payés calculé avec la règle du maintien de salaire est égal au montant retenu au titre de l'absence.
Pour calculer cette dernière, il faut prendre en compte :
• le salaire brut de la période précédant immédiatement le congé : les éléments à inclure ou à exclure sont les mêmes que ceux retenus pour l'indemnité du 1/10 ;
• l'horaire de travail réel qui aurait été celui du salarié pendant la période du congé (y compris les heures supplémentaires).
Exemple
Un salarié est rémunéré 1700 euros bruts par mois. Le mois précédant la prise de CP, une prime de rendement individuel d'un montant de 100 euros lui a été versée.
Il a travaillé durant toute la période de référence (du 1er juin de N au 31 mai de N + 1).
Il bénéficie de 30 jours ouvrables de congés. Il prend 2 semaines complètes de CP, soit 12 jours ouvrables (dont 2 samedis) sur un mois comportant 21 jours ouvrés.
Règle du 1/10 : le calcul de son indemnité de congés payés sera le suivant : (1700 x 12) x 1/10 = 2040 €, soit 68 euros par jour ouvrable de congés (2040/30 jours). Soit 68 x 12 = 816 €.
Règle du maintien de salaire : 1800 €/21 jours ouvrés = 85,71 € par jour ouvré de congés. Soit 85,71 x 10 = 857,10 € (10 correspondant à 12 jours ouvrables de CP pris soit 12/6*5).
Ici, on appliquera donc la règle du maintien de salaire car elle est la plus favorable au salarié.
Vous pouvez aussi utiliser les méthodes fondées sur les moyennes mensuelles :
| Travail | Retenue pour 1 jour | Retenue pour 1 heure |
| 35 heures/semaine sur 5 jours | 1/22 | 1/151,67 |
| 35 heures/semaine sur 6 jours | 1/26 | 1/151,67 |
| 39 heures/semaine sur 5 jours | 1/22 | 1/169 |
Étape 4 – Comparer les résultats des deux calculs
Le montant calculé avec la règle du 1/10e donne le montant de l'indemnité due pour toute la période de congés.
Au moment de chaque prise, ce montant est à proratiser par le nombre de jours pris, divisé par le nombre de CP acquis sur la période de référence.
Ce montant est à comparer au montant calculé avec la méthode du maintien de salaire.
La règle du 1/10 qui reflète une rémunération moyenne est souvent plus favorable que le maintien du salaire habituel.
Étape 5 – Établir le bulletin de paie
Habituellement, les salariés fractionnent les congés annuels : il y a ainsi plusieurs mois de paie concernés par ce double calcul.
Sur chaque bulletin, vous devrez mentionner les dates de la période d'acquisition des congés, les dates de congés, le montant de l'indemnité correspondante, le nombre de jours de congés payés pris et le nombre de jours restant à prendre.
Vous ferez apparaître dans des rubriques distinctes :
- en moins : la ou les déduction(s) imputable(s) à l'absence, y compris sur certaines primes ; sauf cas particulier, le total de ces déductions doit correspondre au « salaire théorique » calculé avec la méthode du maintien de salaire ;
- en plus : le montant de « l'indemnité de congés payés », calculée soit selon la méthode du maintien de salaire, soit selon la règle du 1/10.
Les entreprises des secteurs du Bâtiment, des Travaux publics, des transports routiers, de la manutention et les artistes et techniciens du spectacle sont affiliés à des « caisses de congés payés » qui gèrent l'indemnisation des congés.
Ces entreprises n'ont alors à traiter que la déduction de salaire imputable à l'absence.
