Il faut rappeler qu’il existe deux régimes distincts qui coexistent pour les entreprises.
De manière classique, en application de l’arrêté du 20 décembre 2002 (modifié par l’arrêté du 25 juillet 2005) et complété par une circulaire DSS du 4 août 2005, les frais liés au télétravail peuvent être exonérés de cotisations et de contributions sociales sous conditions, soit au réel, soit sur présentation de justificatifs.
Une information publiée sur le site de l’Urssaf autorise, en outre, de façon plus novatrice, le remboursement des frais via le versement d’une allocation forfaitaire exonérées de cotisations sociales.
L’arrêté fixe trois catégories de frais concernés par cette exonération : les frais fixes et variables liés à la mise à disposition d’un local privé pour un usage professionnel, les frais liés à l’adaptation d’un local spécifique et les frais de matériel informatique, de connexion et de fournitures diverses.
La circulaire DSS du 4 août 2005 précise les modalités d’évaluation des frais considérés comme professionnels pouvant être exclus de l’assiette des cotisations.
Trois méthodes d’évaluation différentes cohabitent, selon la nature des frais engagés.
Ainsi, les frais remboursés par l’employeur peuvent être exclus de l’assiette des cotisations sociales, selon le type de frais concernés, à hauteur de la valeur réelle de la dépense, de 50 % du montant total de la dépense ou au prorata du caractère professionnel de la dépense.
Pour autant, cette méthode, si elle est sécurisée juridiquement, peut s’avérer relativement complexe à mettre en œuvre, notamment lorsque de nombreux collaborateurs sont concernés par le télétravail.
L’employeur doit collecter de nombreux justificatifs qui sont à conserver au moins trois ans.
Il doit par ailleurs réitérer cette demande auprès des salariés assez régulièrement car certains frais évoluent souvent, comme l’électricité et le loyer par exemple.
Ces documents peuvent par ailleurs être sensibles et relever de la vie personnelle du salarié.
Avec le développement massif du télétravail et la conclusion du nouvel ANI, se pose la question de l’opportunité de recourir au remboursement au réel.
Le temps et le coût de cette méthode sont très importants et il existe une prise de risque pour les entreprises en cas de contrôle.
Par ailleurs, le tableau des frais peut en partie sembler en décalage avec la réalité actuelle.
Ainsi, les frais de téléphone et d’internet sont exonérés en totalité alors, qu’aujourd’hui, la majorité des personnes ont un abonnement téléphone et internet qui est aussi utilisé à des fins privées.
C’est pourquoi les entreprises peuvent être plutôt portées sur la méthode forfaitaire d’une prise en charge des frais
En effet et par souci de simplification, une information du 18 décembre 2019 publiée sur le site de l’Urssaf prévoit que la fourniture des justificatifs n’est plus nécessaire en cas de versement d’une allocation forfaitaire dont le montant varie selon la quotité de journées de télétravail par semaine.
L’allocation est alors réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations sociales, dès lors que l’employeur est en mesure d’établir le nombre de jours effectués en télétravail par chaque salarié.
Le montant du forfait dépend du nombre de jours télétravaillés par semaine dans le mois : 10 euros pour une journée de télétravail, 20 euros pour deux journées etc.
Ainsi, si le salarié est en télétravail à 100 %, comme c’est le cas actuellement pour de nombreux salariés, le forfait est de 50 euros par mois.
La question est plus complexe (car non prévue par l’Urssaf) si le nombre de jours de télétravail change chaque semaine.
On pourrait alors réfléchir à déterminer la moyenne du nombre de jours télétravaillés par semaine dans le mois.
En cas de contrôle Urssaf, l’employeur devra être en mesure d’identifier les salariés en situation de télétravail et d’établir, pour chacun d’entre eux, le nombre de jours de télétravail effectués chaque semaine.
Enfin, si le montant versé aux salariés dépasse ces limites, l’exonération peut être admise, à condition de justifier la réalité des dépenses, conformément à l’article 6 de l’arrêté du 20 décembre 2002.
C’est une pratique plus adaptée pour les entreprises et de plus, le recours au forfait peut être plus sécurisant pour les entreprises.
Cette méthode suppose toutefois un suivi du nombre de jours télétravaillés ce qui n’est pas forcément simple à faire pour toutes les entreprises.
Dans certaines, il n’y a pas systématiquement de suivi RH mais une simple déclaration au manager des jours de télétravail.
Par ailleurs, il serait souhaitable que l’allocation forfaitaire ne soit pas qu’une simple prise de position de l’Urssaf sur son site internet, celle-ci n’étant pas opposable aux inspecteurs du recouvrement et pouvant disparaître du site à tout moment.
Une circulaire de la direction de la sécurité sociale, signée et publiée pour opposable aux Urssaf, serait beaucoup plus sécurisante.
Dans ces circonstances, il peut être dès lors intéressant pour certaines entreprises de faire valider leur pratique, en amont, auprès de leur Urssaf, via un rescrit.
