Mode de remboursement
Vous pouvez rembourser les frais de repas :
- soit sur la base des dépenses réelles. Le salarié est remboursé de la totalité des frais engagés. Il fournit les justificatifs de ses frais pour obtenir le remboursement,
- soit par le versement d’une indemnité forfaitaire, couvrant partiellement ou entièrement la dépense. Il faut justifier les circonstances à l’origine des frais engagés. Par exemple, pour l’indemnité repas, le salarié ne peut pas regagner sa résidence du fait d’un déplacement professionnel.
Incluse ou exclue du calcul de l’indemnité de congés payés ?
Pour le calcul de l’indemnité de congés payés, vous devez comparer le résultat de deux modes de calculs :
- méthode du 1/10 (ou règle du 1/10) : additionner la rémunération brute du salarié de la période de référence pendant laquelle ont été acquis les congés payés et multiplier par 10 %,
- méthode du maintien de salaire : il s’agit de calculer le « salaire théorique » que le salarié aurait perçu s’il était venu travailler.
Vous versez au salarié le résultat le plus favorable de ces 2 méthodes.
Pour calculer la rémunération brute du salarié, vous devez tenir compte des sommes ayant le caractère de salaire, de complément de salaire, d’accessoire de salaire.
Toutes les sommes n’ayant pas le caractère de salaire ou qui sont liées à un risque ou un évènement exceptionnel sont à exclure.
C’est le cas des remboursements des frais professionnels et ce même s’ils sont remboursés de manière forfaitaire.
La Cour de cassation vient de confirmer sa position dans une affaire où le salarié technico-commercial demandait que soit inclus, pour le calcul de l’indemnité de congés payés, le montant de ses indemnités de repas qui avaient un caractère forfaitaire.
La cour d’appel a répondu favorablement à sa demande.
Pour elle, ces indemnités renvoyaient à une sujétion particulière liée à l’organisation du travail sans une stricte correspondance avec le remboursement de frais réellement exposés par le salarié.
La Cour de cassation n’a pas retenu l’interprétation de la cour d’appel.
L’indemnité de repas n’était allouée qu’en cas de déplacement professionnel en dehors de l’entreprise nécessitant la prise des repas au restaurant.
Peu importe que le montant de l’indemnité de repas soit forfaitaire, elle ne constitue pas un complémentaire de salaire mais un remboursement des frais engagés par le salarié.
Elle est donc exclue de l’assiette de calcul de l’indemnité de congés payés.
