COVID-19 : préparer d’ici le 11 mai la reprise de votre activité en toute sécurité

Dans le prolongement du discours du Président de la République le lundi de Pâques, la sortie du confinement a été confirmé progressivement à partir du 11 mai 2020 par le Premier Ministre.

A compter de cette date, la reprise de certaines activités jusqu’à présent à l’arrêt est programmée et le retour sur le lieu de travail de milliers de salariés depuis le 15 mars 2020 peut s’amorcer, étant précisé que le Gouvernement préconise de maintenir le plus possible le télétravail.

Cette sortie de crise, qui va s’inscrire dans un long processus, doit d’ores et déjà être anticipée par les entreprises qui doivent dès maintenant repenser leurs organisations afin de respecter l’ensemble des préconisations du Gouvernement en matière de prévention des risques de contamination par le Covid-19 et de protéger ainsi leurs salariés.

Dans un tel contexte, il est indispensable non seulement que soient prises toutes les mesures propres à protéger la santé et la sécurité des salariés, mais aussi, dans le souci d’assurer au mieux la protection de l’entreprise contre tout risque d’engagement de sa responsabilité pour manquement à son obligation de sécurité, que ces procédures et ces mesures soient correctement évaluées et formalisées.

La décision récente qui a condamné la société Amazon à procéder, en y associant les représentants du personnel, à l’évaluation des risques professionnels inhérents à l’épidémie de Covid-19 sur l’ensemble de ses entrepôts ainsi qu’à la mise en œuvre des mesures de prévention en découlant et, dans cette attente, lui a ordonné de restreindre son activité aux seuls produits alimentaires, d’hygiène et médicaux, sous astreinte d’un million d’euros par jour de retard, donne une illustration de cette nécessité.

A cet égard, trois outils essentiels doivent être principalement mobilisés : le Plan de Continuation ou de reprise d’activité (PCA), le document unique d’évaluation des risques (DUER) et le règlement intérieur.

Le PCA

Il s’agit de décliner une stratégie dans un contexte de crise afin de garantir à toute entreprise la reprise de son activité notamment lorsqu’elle est en mode de fonctionnement dégradé, tout en protégeant la santé et la sécurité de ses salariés.

Pour rappel, tout employeur a une obligation de sécurité envers ses salariés.

L’employeur doit donc prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer leur sécurité et protéger leur santé physique et mentale.

En cas de manquement à cette obligation, sa responsabilité peut être engagée

Afin de répondre à ces deux enjeux, l’élaboration du PCA doit, par exemple, identifier :

• les mesures d’organisation de l’activité, notamment les activités qui doivent être impérativement maintenues et l’évaluation des ressources ainsi que l’identification des salariés indispensables à leur continuité,
• les mesures d’organisation du travail et de gestion du personnel (télétravail, rotation des équipes, fourniture des justificatifs de déplacement professionnel, fourniture d’EPI en nombre suffisant, etc.),
• les mesures prises en matière d’hygiène sanitaire (mise à disposition de gel hydro-alcoolique et de masques, rappel des gestes barrières, s’assurer que les salariés privilégient les moyens individuels de transport, etc.),
• les mesures de communication et de consultation des représentants du personnel (visioconférence),
• les mesures qui permettent d’anticiper la reprise hors période de confinement ; etc.

Le plan de continuité d’activité est propre à chaque entreprise et dépend de son organisation, de ses moyens (matériels et humains), de ses contraintes, de son secteur d’activité, etc.

Ce plan doit donc établir :

• les situations rencontrées par l’entreprise,
• son organisation pour faire face à la crise (moyens humains, méthodes, moyens matériels, équipements de travail, etc.)

Il doit également accompagner la refonte ou mise à jour du document d’évaluation des risques (DUER cf. ci-après) et du règlement intérieur (cf. ci-après).

Ce plan permet également d’assurer le retour d’expérience de cette crise :

• Organiser un débrief avec l’encadrement et l’ensemble du personnel sur la période qui vient de se dérouler afin d’analyser les actions mises en œuvre et leurs effets,
• Remercier l’ensemble des collaborateurs pour les efforts fournis,
• Assurer une traçabilité en cas de mise en cause des responsabilités civile et pénale de l’entreprise,
• Tirer les enseignements de cette crise pour l’avenir (freins et aléas rencontrés ; victoires et nouvelles façons de travailler engendrées par la crise, etc.)

Le DUER

• Rappel

D’une part, en application de l’article R4741-1 du Code du travail, le fait de ne pas transcrire ou de ne pas mettre à jour les résultats de l’évaluation des risques, dans les conditions prévues aux articles R. 4121-1 et R. 4121-2, est puni de l’amende de 1.500 € prévue pour les contraventions de cinquième classe (Article 131-13 du Code pénal).

La récidive est réprimée par une amende qui peut être portée 3.000 €  (Article 131-13 du Code pénal) conformément aux articles 132-11 et 132-15 du code pénal

S’agissant d’une personne morale, le montant de l’amende peut s’élever à 7.500 € en cas de premier manquement (Article 131-41 du Code pénal) et atteindre 15.000 € en cas de récidive (Article 131-41 du Code pénal).

D’autre part, le fait de ne pas transcrire ou de ne pas mettre à jour les résultats de l’évaluation des risques ouvre droit pour les salariés à des dommages-intérêts pour manquement de l’employeur à l’obligation d’établir le document unique d’évaluation des risques.

Cour de cassation, civile, Chambre sociale, 8 juillet 2014, 13-15.470

Enfin, les juges ayant constaté l’existence d’un risque non évalué dans le document unique, l’accident en résultant est de facto dû à la faute inexcusable de l’employeur.

Cour de cassation, civile, Chambre civile 2, 12 octobre 2017, 16-19.412

Cour de cassation, civile, Chambre civile 2, 11 février 2016, 15-10.152

Comme elle l’avait déjà fait à propos de l’épidémie de grippe H1N1 (circulaire DGT n°9/16 du 3 juillet 2009 complétant la circulaire n°2007/18 du 18 décembre 2007), la Direction générale du travail (DGT) préconise, depuis le début de la crise sanitaire en cours, la mise à jour par l’employeur du document unique d’évaluation des risques (QR entreprises et salariés 28 février 2020).

La DGT précise en effet que “l’évaluation des risques dans l’entreprise doit être renouvelée en raison de l’épidémie, pour réduire au maximum les risques de contagion sur le lieu de travail ou à l’occasion du travail” et que “cette nouvelle évaluation doit être retranscrite dans le document unique d’évaluation des risques lequel doit être actualisé pour tenir compte des changements de circonstances”.

Elle précise enfin que l’actualisation du DUER “est conduite selon une procédure faisant intervenir les instances représentatives du personnel (CSE) ainsi que le service de santé au travail”.

Si le DUER a plus pour finalité d’identifier, de répertorier et d’évaluer les risques professionnels liés à l’activité de l’entreprise que de consigner les risques sanitaires, il ne fait guère de doute que la crise sanitaire majeure que traverse le pays, par les énormes bouleversements qu’elle entraîne dans l’organisation de l’entreprise, justifie la mise à jour du DUER.

Cette mise à jour impose dans un premier temps de procéder à une nouvelle évaluation des risques.

A cet égard, si le Code du travail n’impose pas l’association des instances représentatives du personnel à cette évaluation, celle-ci est clairement requise par une circulaire de 2002 (circulaire DRT n°2002/6 du 18 avril 2002).

C’est d’ailleurs l’un des principaux griefs retenus par le juge à l’encontre de la société Amazon à laquelle l’ordonnance de référé du 14 avril 2020 ordonne de procéder, en y associant les représentants du personnel, à l’évaluation des risques professionnels inhérents à l’épidémie de Covid-19 dans l’ensemble de ses entrepôts.

En tout état de cause, la consultation du comité social et économique (CSE) devra intervenir préalablement à toute modification importante de l’organisation du travail.

La méthodologie retenue pour procéder à l’actualisation du DUER doit tout d’abord conduire à identifier les situations de travail dans lesquelles les conditions de transmission du Covid-19 sont réunies et à évaluer pour chacune l’importance du risque (contact étroit ou non, contact bref ou prolongé).

Une fois ces situations identifiées, l’employeur doit prendre les mesures de protection qui s’imposent pour prévenir ce risque de transmission, en fonction de l’importance de celui-ci.

Ces mesures doivent porter à la fois sur la gestion de l’espace et la gestion du temps afin de réduire au maximum les interactions sociales directes et indirectes :

• Gestion de l’espace individuel (une ou deux personnes par bureau), des open spaces (poursuite du recours au télétravail, aménagement des bureaux, mises en place de barrières de protection), des espaces communs tels que les halls d’entrée, les lieux de pause, le restaurant d’entreprise, les vestiaires, les ascenseurs, les escaliers; des espaces collectifs en limitant le nombre de personnes susceptibles de se réunir, en mettant en place des marqueurs afin de respecter les règles de distanciation sociale, en mettant à disposition des masques et des solutions hydroalcooliques, en procédant au nettoyage et à la désinfection régulière des locaux et postes de travail, etc.

Il convient de noter, par exemple, s’agissant du risque de contamination à l’entrée de l’entreprise, que le tribunal judiciaire de Nanterre, dans son ordonnance de référé du 14 avril 2020, a estimé que le risque généré par l’obligation pour les salariés d’emprunter un portique tournant pour pénétrer dans les entrepôts, avait été insuffisamment évalué par la société Amazon alors même que l’entreprise avait imposé le respect de distance entre chacun et l’utilisation possible de gel hydroalcoolique fourni individuellement à l’entrée à chaque salarié.

• Gestion du temps : adaptation des horaires de travail ; mise en place d’équipes alternantes ou successives ; recours aux interventions ponctuelles dans les locaux dans les cas strictement nécessaires (par exemple, une intervention du service informatique sur le poste).

En outre, l’employeur devra mettre en œuvre des mesures d’information et de formation du personnel adaptées au regard des risques de contamination liés à la nature de l’activité de l’entreprise : rappel des gestes barrière et de distanciation, formation sur l’emploi des équipements de protection, etc. (fiche métiers disponibles sur le site du ministère du travail), remplissage par les salariés d’un questionnaire de santé et obligation de déclaration par les salariés d’une potentialité de contamination.

Quid en cas de contamination ou d’exposition d’un salarié ?

• Désinfecter méticuleusement l’espace de travail du salarié contaminé ou présentant de hauts risques de contamination

Une fois le salarié concerné rentré chez lui, son poste de travail ainsi que les équipements qu’il a pu toucher doivent être nettoyés.

Si cet espace de travail peut être temporairement isolé, il est recommandé d’attendre au moins 3 heures avant d’engager toute intervention : ce dans le but de limiter l’exposition des personnes en charge de cette désinfection (le Coronavirus pouvant survivre environ 3 heures sur les surfaces sèches). 

Le nettoyage doit être réalisé par des personnes équipées d’une blouse à usage unique et de gants de ménage. 

Sols, surfaces et objets ayant pu être touchés par le salarié contaminé doivent tous être nettoyés : poignées de porte, interrupteurs, siège, sanitaires, terminal de paiement, caisses enregistreuses, intérieur de véhicules…

 Après un rinçage à l’eau et un premier séchage, il est procédé à un lavage avec de l’eau de javel diluée : chaque étape nécessitant un bandeau de lavage différent et à usage unique. 

• Informer au plus vite vos salariés des risques encourus
  

Le haut risque d’exposition ou la contamination effective d’un de vos salariés doit être annoncé avec la plus grande transparence à vos autres collaborateurs, qu’ils soient salariés ou intérimaires.

Doivent impérativement être informés de la situation :

• les collaborateurs « vulnérables », c’est-à-dire présentant des risques de développer une forme sévère de la maladie : notamment femmes enceintes, personnes immunodéprimées, de plus de 70 ans, ayant des antécédents cardiovasculaires… Ces catégories, précisées par le Haut conseil de la Santé publique, bénéficient en ce moment d’une procédure d’arrêt de travail simplifiée ;
• les collaborateurs ayant été en contact avec le salarié afin qu’ils soient vigilants quant à l’apparition éventuelle de symptômes et qu’ils restent à domicile le cas échéant.

Informez aussi vos autres collaborateurs, même s’il ne s’agit pas de personnes vulnérables ou de « cas contacts » avérés, en conciliant toutefois obligation de protection et devoir de discrétion (par exemple en évitant la désignation nominative du salarié malade ou suspecté).

Afin de réaliser cette information dans les meilleures conditions, vous pouvez vous appuyer sur votre Comité Économique et Social (CSE) en sollicitant sa réunion extraordinaire et/ou en proposant la mise en place d’une cellule de coordination associant CSE, service RH et unités opérationnelles afin de transmettre de façon optimale, vos informations et relayer vos recommandations.

Vos mesures de prévention doivent toutefois garantir le respect de la vie privée de vos salariés.

Ces derniers peuvent être sanctionnés pour avoir continué de travailler en mettant ainsi leurs collègues en danger en toute connaissance de cause (Cour de cassation, civile, Chambre sociale, 12 octobre 2017, 16-18.836) ou s’ils ne respectent pas vos exigences d’hygiène (art. L4122-1 du code du Travail).

En revanche, ils ne peuvent pas être soumis à des obligations de prévention contrevenant à la protection des données personnelles, par exemple :

• le renseignement de questionnaire sur leur état de santé ;
• le relevé de leur prise de température.

Enfin, des mesures spécifiques et renforcées de nettoyage et de désinfection des locaux et postes de travail, ainsi que des équipements de travail (notamment s’ils sont utilisés par plusieurs salariés) doivent être mises en œuvre, selon des procédures adaptées.

Cette mise à jour du DUER peut être résumée dans un tableau en deux colonnes faisant apparaître, distinctement pour chaque unité de travail, d’un côté, les circonstances ou situations de travail dans lesquelles les salariés peuvent être exposés au virus et, de l’autre, les mesures retenues par l’entreprise pour éviter ou limiter au plus bas le risque, en termes d’équipements, d’organisation du travail, d’information et de sensibilisation des salariés, etc.

Elle permet de formaliser les mesures mises en œuvre et le respect par l’entreprise de l’ensemble des préconisations du Gouvernement diffusées depuis le début de la crise et dans le cadre du déconfinement.

En pratique, quels sont les axes de modification du DUER ?

• Les situations de transmission

Pour identifier les situations à risque dans l’entreprise le gouvernement rappel qu’on considère de ce point de vue qu’un « contact étroit avec une personne contaminée est nécessaire pour transmettre la maladie : même lieu de vie, contact direct à moins d’un mètre lors d’une toux, d’un éternuement ou discussion de plus de 15 minutes en l’absence de mesures de protection.

• Les mesures de prévention

Un des vecteurs privilégiés de la transmission du virus est le contact des mains non lavées.

 La combinaison de ces critères permettra d’identifier le risque et les mesures de prévention à mettre en œuvre .

Les mesures de prévention peuvent être variées en fonction de l’activité.

Cela va de l’emploi de matériel spécifique à la réorganisation du travail au sein de l’entreprise (ex : usage de matériel de protection individuel : gants, masques, vitre de protection, gel hydroalcoolique, lingette…télétravail, réaffectation du personnel, aménagement des locaux, suivi psychologique des salariés).

• Les conséquences du fonctionnement en mode dégradé

Outre les conséquence de l’épidémie COVID-19, le document unique doit également prendre en compte le fonctionnement de l’entreprise avec les risques nouveaux générés par le fonctionnement dégradé de l’entreprise (aménagement des locaux, réorganisation du travail, affectation sur un nouveau poste de travail, télétravail…).

Les salariés en contact avec la clientèle en période d’épidémie peuvent être exposés au stress.

Un suivi des risques psychosociaux peut s’avérer nécessaire.

L’employeur peut également prévoir des courtes formations de présentation des gestes barrières : tousser et éternuer dans son coude et utiliser un mouchoir à usage unique et le jeter dans un poubelle de manière systématique, distance minimum d’un mètre…, privilégier les réunions à distance. 

Il est opportun de préciser le mode de prévention des autres salariés en cas de suspicion de contamination, le protocole à suivre, remplacement de collaborateur, le plan de continuité d’activité le cas échéant… 

Le document unique d’évaluation des risques doit être porté à la connaissance des salariés selon des modalités adaptées afin de permettre leur pleine application. 

Cette démarche est conduite selon une procédure faisant intervenir les instances représentatives du personnel (CSE) ainsi que le service de santé au travail. 

La liste des professionnels de santé qui doivent pouvoir accéder au document unique est précisée à l’article R.4121-4 du Code du travail. 

Le document unique doit être affiché sur un panneau d’affichage accessible dans le lieu de travail de l’ensemble des salariés au même titre que le règlement intérieur. 

En cas de mise en cause de la responsabilité de l’employeur, en particulier au plan pénal (cf. notre article sur le sujet), le DUER constituera un élément indispensable à la défense de l’employeur.

• Le règlement intérieur

Le contenu du règlement intérieur est limitativement énuméré par la loi. Il doit ainsi contenir les mesures d’application de la réglementation en matière de santé et de sécurité dans l’entreprise ou l’établissement, notamment les instructions permettant à chaque travailleur de prendre soin, en fonction de sa formation et selon ses possibilités, de sa santé et de sa sécurité ainsi que celles des autres personnes concernées par ses actes et ses omissions au travail.

A ce titre, compte tenu de l’impact de l’épidémie sur les règles applicables en matière d’hygiène et de santé, les mesures prises pour lutter contre la propagation du virus rentrent bien dans les prévisions du règlement intérieur.

C’est d’ailleurs la position qui avait été retenue par l’Administration lors de l’épidémie de grippe H1N1 (circulaire DGT n°2009/16 du 3 juillet 2009, complétant la circulaire DGT n°2007/18 du 18 décembre 2007 relative à la continuité des activités des entreprises et aux conditions de travail et d’emploi des salariés du secteur privé en cas de pandémie grippale).

Le questions/réponses entreprises et salariés du ministère du Travail le rappelle également à propos de la faculté pour les employeurs d’imposer un contrôle de température à l’entrée de l’entreprise.

« La prise de température est une mesure préventive qui vise à écarter du milieu de travail des salariés qui auraient de la fièvre, dans la crainte d’une contamination.

Le ministère des Solidarités et de la Santé recommande de surveiller sa température 2 fois par jour et l’apparition de symptômes d’infection respiratoire (toux, difficultés à respirer…) : Préparation au risque épidémique COVID 19.

La prise de température quotidienne de tous les individus à l’entrée d’une entreprise ne correspond pas aux recommandations du gouvernement.

En effet, cette mesure n’atteint, prise seule, que partiellement l’objectif visé, puisque la température n’est pas systématiquement observée pour le Covid-19, d’une part, et qu’elle peut témoigner d’une autre infection, d’autre part.

Toutefois, les entreprises, dans le cadre d’un dispositif d’ensemble de mesures de précaution, peuvent mettre en œuvre un contrôle systématique de la température des personnes entrant sur leur site.

Dans le contexte actuel, ces mesures peuvent faire l’objet de la procédure relative à l’élaboration des notes de service valant adjonction au règlement intérieur prévue à l’article L. 1321-5 du code du travail qui autorise une application immédiate des obligations relatives à la santé et à la sécurité avec communication simultanée au secrétaire du comité social et économique, ainsi qu’à l’inspection du travail.

Elles doivent alors respecter les dispositions du code du travail, en particulier celles relatives au règlement intérieur, être proportionnées à l’objectif recherché et offrir toutes les garanties requises aux salariés concernés tant en matière d’information préalable, de conservation des données que des conséquences à tirer pour l’accès au site.

En outre, des garanties doivent être données, notamment :

• la prise de mesure dans des conditions préservant la dignité,
• une information préalable sur ce dispositif (RI, note de service, affichage, diffusion internet) en particulier sur la norme de température admise et sur les suites données au dépassement de cette norme : éviction de l’entreprise, précisions sur les démarches à accomplir, conséquences sur ma rémunération, absence de collecte de mes données de température par l’employeur,
• une information sur les conséquences d’un refus.

Sous ces conditions, si le salarié refuse la prise de sa température, son employeur est en droit de lui refuser l’accès de l’entreprise. »

L’employeur pourrait ainsi fixer dans une note de service, en s’appuyant sur les mesures de prévention retenues par le document unique d’évaluation des risques, les obligations en matière d’hygiène et de sécurité qui doivent être respectées par les salariés en tout lieu de l’entreprise, qu’il s’agisse des gestes barrière et plus généralement des règles de distanciation sociale, des mesures d’hygiène, telles que le lavage des mains, de la limitation, voire de l’interdiction des réunions en présentiel ou de la limitation du nombre de leurs participants ou enfin, de l’instauration de la prise de température systématique des salariés à l’entrée de l’entreprise.

Bien qu’instituant des obligations temporaires dans le but de faire face à la pandémie de Covid-19 en cours, il semble que cette note de service doive relever de la procédure applicable au règlement intérieur impliquant, d’une part, la consultation préalable du CSE et, d’autre part, la transmission du document à l’inspecteur du travail et l’accomplissement des formalités de dépôt et de publicité.

Toutefois, par dérogation aux dispositions imposant une entrée en vigueur des mesures prescrites, un mois minimum après l’accomplissement de ces formalités, les obligations ainsi arrêtées pourraient, compte tenu de l’urgence, recevoir une application immédiate à la condition que ses prescriptions soient immédiatement et simultanément communiquées au secrétaire du CSE ainsi qu’à l’inspection du travail.

La consultation du CSE doit alors intervenir le plus rapidement possible.

L’intérêt d’intégrer les obligations imposées au salarié dans une note de service suivant le régime juridique du règlement intérieur est triple

• il permet d’y associer les membres de la délégation au CSE puisqu’ils sont consultés sur le contenu de la note de service,
• il permet de prévoir expressément que tout manquement aux prescriptions instituées par la note de service est passible d’une sanction disciplinaire,
• il permet de formaliser les mesures prises par l’employeur et les obligations qui en découlent pour le salarié, et ainsi de renforcer la protection de l’entreprise contre le risque de mise en cause de sa responsabilité pour manquement à son obligation de sécurité. En effet, c’est en partie ce défaut de formalisation qui a conduit le juge à retenir, dans l’affaire Amazon, que l’entreprise n’était pas en mesure de justifier des mesures et protocoles mis en place.

Les mesures arrêtées doivent être portées à la connaissance des salariés et diffusées largement dans l’entreprise pour leur être opposables.