Dans le cadre d’un contrôle ou d’un redressement URSSAF, il existe des motifs de contestations.
Y a-t-il eu un avis de passage ?
L’avis doit être transmis obligatoirement au moins 15 jours avant le contrôle.
Sauf en cas de soupçon de travail dissimulé, où le contrôleur URSSAF peut intervenir dans l’entreprise sans être contraint d’envoyer au préalable un avis de passage (CSS art R 243-59).
Il peut être envoyé par tout moyen pouvant prouver sa date de réception par le contrôlé et donc pas uniquement par Lettre Recommandée avec Avis de Réception.
L’avis doit mentionner la date de la première visite de l’agent de contrôle.
Si le contrôle porte sur :
- une personne morale : l’avis doit être à l’attention du représentant légal et adressé au lieu du siège social ou de l’établissement principal,
- une personne physique : l’avis doit être adressé à son domicile.
Le contrôle ne peut porter que sur les établissements qui ont été listés dans l’avis de passage.
Depuis le 1er janvier 2017, l’existence d’une Charte du cotisant contrôlé doit être mentionnée dans l’avis de contrôle (tout comme l’adresse de consultation sur internet ou la possibilité de la recevoir sur demande) afin que le contrôlé puisse être informé de ses droits et du déroulement du contrôle.
Si le contrôleur décale la date du 1er rendez-vous, il doit vous en informer officiellement. Le contrôleur n’est pas obligé d’utiliser le même mode d’information que lors de l’envoi de l’avis mais il doit pouvoir prouver que l’information a bien été transmise.
L’absence de l’avis de contrôle et l’absence d’une mention entraîne de plein droit la nullité du contrôle.
L’avis informant du contrôle à venir doit être adressé à l’employeur, c’est-à-dire à la personne qui est tenue aux obligations afférentes au paiement des cotisations et contributions qui font l’objet du contrôle.
Lorsque la personne contrôlée est une personne morale, l’avis de contrôle doit être adressé à son représentant légal au siège social de l’entreprise ou éventuellement à l’adresse de l’établissement principal.
Cet avis est réputé concerner tous les établissements, y compris ceux qui sont situés hors de la circonscription du siège de cette entreprise (Cour d’appel Reims, 11 septembre 2019, n° 17-01.918 ; Cour d’appel de Paris, 29 avril 2019, n° 16-01.797).
Qu’appelle t on le contrôle par échantillonnage ?
- Définition
Cette procédure diminue la durée du contrôle en réduisant la vérification (qui n’est plus détaillée mais qui génère l’utilisation d’un échantillon représentatif dont le résultat sera extrapolé à l’ensemble des salariés concernés).
- Procédure
Elle fait l’objet d’une procédure plus stricte. Le cotisant doit être informé de la procédure qui lui sera applicable et il a 15 jours pour s’y opposer.
S’il accepte, il sera informé de tous les éléments utilisés et il y aura un dialogue contradictoire pendant toute la durée de la vérification (CSS art R243-59-2).
Le refus ne sera pas établi si l’employeur s’est contenté d’informer les inspecteurs en charge du contrôle de sa simple opposition à un regroupement en un seul fichier de 5 fiches correspondant aux 5 établissements de la Société (Cour d’appel de Bordeaux, 4 juillet 2019, n° 17-02.042)
Y a-t-il des conditions d’accès aux documents et à l’entreprise ?
Lors du contrôle, le contrôleur URSSAF peut se déplacer librement dans l’entreprise dans le respect des règles d’hygiène et de sécurité en vigueur.
Il a la possibilité d’interroger toute personne rémunérée dans l’entreprise mais ne peut aucunement utiliser des méthodes d’intimidation pour obtenir une information sur les pratiques de l’entreprise ou recueillir des propos d’un membre de la famille du salarié.
Une audition irrégulière peut entraîner la nullité du redressement, et cela même s’il existe des éléments réguliers qui aurait pu établir l’infraction.
Les règles d’audition sont différentes si le contrôleur recherche des infractions de travail dissimulé (L.8271-6-1 du Code de travail).
Le contrôleur peut demander au contrôlé de présenter les documents selon un classement spécifique s’il en a été préalablement informe et il doit avoir accès à tout document utile pour ses opérations de contrôle mais ne peut les chercher lui-même.
Pour les documents ou données dématérialisés (et non accessibles sur papier), le contrôleur doit avoir sollicité préalablement une autorisation d’accès au matériel informatique.
Qu’est-ce que la lettre d’observation ?
Une fois les contrôles effectués, l’inspecteur transmet ses conclusions au contrôlée et ce quel que soit l’issue du contrôle.
La lettre d’observation reçue doit préciser le délai de réponse de 30 jours. Le non-respect de cette obligation entraîne la nullité du contrôle.
La mention du point de départ du délai de réponse n’est pas obligatoire
La lettre d’observations doit être datée et signée par le contrôleur.
Le redressement est-il motivé ?
Pour que le redressement puisse être valable, les observations doivent obligatoirement être motivées par chef de redressement (fondements de droit et de fait, indication du montant des assiettes, du mode de calcul et du montant des redressements, éventuelles majorations et pénalités, la période).
Le recours contre la lettre d’observations et la décision de maintien du redressement qui peut suivre, tous deux adressés par l’Inspecteur, qui ne constituent pas des décisions de redressement sont irrecevables (Cour d’appel de Rouen, 11 septembre 2019, n° 18-01.175).
Si le redressement est confirmé, les voies de recours pourront alors être exercées à l’encontre de la décision (cf. ci-après mise en demeure).
A quoi sert la période contradictoire ?
A réception de la lettre d’observation, le contrôlé bénéficie d’une période d’échange et de dialogue avec la personne en charge du contrôle pour discuter ses constats et ses observations : c’est la période contradictoire.
Durant cette période, vous avez 30 jours à partir de la date de réception de la lettre pour faire part de vos remarques, d’éléments nouveaux ou de votre éventuel désaccord.
S’il y a redressement, la mise en demeure vous sera adressée après le délai dont on bénéficie pour s’exprimer.
De plus, si des remarques sont formulées par le contrôlé durant cette période, aucune mise en demeure ne pourra être adressée avant que l’inspecteur ou le contrôleur ait répondu.
Est-il obligatoire de répondre à la lettre d’observations ?
En pratique, même si elle a tout intérêt à contester les chefs de redressement litigieux contenus dans la lettre d’observations dans le délai imparti de deux mois, l’entreprise contrôlée dispose de la faculté de ne pas répondre à une lettre d’observations adressée par l’URSSAF après un contrôle (Cour d’appel de Versailles, 19 septembre 2019, n° 18-03.898).
Pour autant, l’employeur pourra et devra alors, s’il souhaite contester le redressement envisagé, impérativement formaliser son recours contentieux à la suite de la mise en demeure prévus par les articles L 244-2, L 244-3 et L 244-1 du Code de la Sécurité Sociale qui sera matérialisée dans un second temps (cf. ci-après)
Et après ?
A l’issue de cette période, le contrôleur transmet à l’organisme en charge du recouvrement le procès-verbal de contrôle faisant état de ses observations ainsi que la réponse de la personne contrôlée et ses propres réponses.
La mise en demeure doit impérativement être adressée au contrôlé par LRAR.
Depuis, le 1er janvier 2017, le cotisant a un délai de 2 mois pour la contester auprès de la commission de recours amiable et débuter la phase de contentieux.
Si la commission n’est pas saisie dans le délai imparti, la mise en demeure deviendra définitive.
La décision de la commission sera communiquée par LR. Celle-ci indiquera le délai de recours et les modalités d’exercice.
Celle-ci pourra être contestée devant le tribunal de grand instance, pôle social, dans les 2 mois à compter de la réception de la décision.
