Êtes-vous concerné par la prise en charge des frais de transport de vos salariés ?
Tous les employeurs, quel que soit l’effectif de l’entreprise, doivent prendre en charge une partie du prix « des titres d’abonnements souscrits par [leurs] salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail », s’agissant de moyens de transports publics (transports en commun) ou de « services publics de location de vélos » (Vélib’ à Paris, Vélo’v à Lyon, Le Vélo à Marseille…), précise le Code du travail.
Quels moyens de transport donnent lieu à une participation obligatoire de l’employeur ?
Votre obligation de participation concerne uniquement les abonnements souscrits par vos salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accomplis au moyen de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos (art. L. 3261-2 du code du travail).
Plus concrètement, votre participation est obligatoire à condition que le salarié possède l’un des titres suivants :
- une carte ou un abonnement annuel, mensuel, hebdomadaire ou à renouvellement tacite à nombre de voyages illimité émis par la SNCF, une entreprise de transport public ou autre régie de transport public,
- une carte ou un abonnement mensuel, hebdomadaire ou à renouvellement tacite à nombre de voyages limité émis par la SNCF, la RATP, une entreprise de transport public ou autre régie de transport public,
- un abonnement à un service public de location de vélos.
Il convient de noter que :
- les titres de transport achetés à l’unité ne sont pas remboursables,
- si un salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, l’employeur à l’obligation de le rembourser.
Quel est le montant de la participation de l’employeur à la prise en charge obligatoire des frais de transport de ses salariés ?
Vous devez participer au coût des abonnements de vos salariés à hauteur de 50 %.
La prise en charge se base sur un tarif en 2e classe, pour le trajet le plus court entre leur résidence et leur lieu de travail.
Cette obligation est valable pour l’intégralité du trajet même si plusieurs abonnements sont nécessaires à la réalisation de ce trajet (par exemple le train et le bus par exemple).
Vous pouvez cependant refuser de participer aux frais de transport « lorsque le salarié perçoit déjà des indemnités représentatives de frais pour ses déplacements entre sa résidence et son ou ses lieux de travail d’un montant supérieur ou égal à la prise en charge de 50 % ».
Il convient de noter que :
- la prise en charge de 50 % des frais par l’employeur est exclue de l’assiette de calcul des cotisations sociales, ainsi que de la contribution sociale généralisée (CSG) et de la contribution à la réduction de la dette sociale (CRDS),
- en fonction de leur durée de travail, la prise en charge des frais de transport des salariés diffèrent :
- si vos salariés effectuent au minimum la moitié de la durée légale ou conventionnelle hebdomadaire de travail (soit 35 heures), vous devez prendre en charge leurs abonnements comme pour un salarié à temps complet, c’est à dire à hauteur de 50 %
- si leur durée de travail est inférieure, la prise en charge est calculée au prorata des heures travaillées.
Comment se déroule la prise en charge des frais de transport des salariés ?
Pour procéder à la prise en charge, vos salariés doivent pouvoir vous remettre ou vous présenter leur titre de transport.
Vous devez rembourser à vos salariés la part qui vous incombe, dans les meilleurs délais et, au plus tard, à la fin du mois suivant la validité du titre de transport.
Pour les abonnements annuels, la prise en charge est répartie chaque mois.
En cas de changement des modalités de preuve ou de remboursement des frais de transport, vous devez avertir vos salariés au moins 1 mois avant la date fixée pour le changement.
Quels moyens de transport peuvent donner lieu à une prise en charge facultative de l’employeur ?
L’employeur n’a pas l’obligation de participer aux frais de transport individuel de ses salariés mais il peut néanmoins décider de les indemniser en tout ou partie.
Cette possibilité est mise en place par un accord d’entreprise ou par une décision unilatérale, et bénéficie alors – le cas échéant – à tous les salariés de l’entreprise.
Cette prise en charge peut alors prendre plusieurs formes :
- versement d’une « prime transport » couvrant tout ou partie des dépenses de carburant (ou des frais d’alimentation d’un véhicule électrique) des salariés
- versement d’une indemnité kilométrique calculée selon le barème des frais professionnels .
De plus, avec le « forfait mobilités durables », qui est entré en vigueur le 10 mai 2020, les employeurs peuvent prendre en charge, s’ils le souhaitent, les frais de trajets des salariés qui se rendent au travail via les moyens de transport suivants :
- le vélo, avec ou sans assistance,
- le covoiturage en tant que conducteur ou passager,
- les transports publics de personnes (autres que ceux concernés par la prise en charge obligatoire des frais d’abonnement),
- les autres services de mobilité partagée.
La prise en charge de ces frais prend la forme d’une allocation forfaitaire, exonérée de cotisations et contributions sociales, dans la limite de 400 € par an et par salarié.
Il convient de noter que :
- le « forfait mobilités durables » est cumulable avec le remboursement des frais d’abonnement pour les transports en commun (la somme des 2 est plafonnée à 400 € par an),
- vous pouvez peut être bénéficier d’une réduction d’impôt pour mise à disposition d’un flotte de vélos : les entreprises qui mettent gratuitement à disposition de leurs salariés une flotte de vélos pour leurs déplacements entre leur domicile et le lieu de travail, peuvent bénéficier d’un réduction de leur impôt sur les sociétés, dans la limite de 25 % des frais engagés pour l’achat ou l’entretien de la flotte de vélos ou vélos à assistance électrique
