L’ordonnance n° 2020-389 du 1er avril 2020 portant mesures d’urgence relatives aux instances représentatives du personnel a élargi la possibilité de recourir à la visioconférence pour tenir les réunions du CSE et permet également, à titre dérogatoire et temporaire, de les organiser par conférence téléphonique et messagerie instantanée dans des conditions fixées par décret.
Un décret n° 2020-419 publié au JO du 11 avril vient de préciser les modalités de consultation pendant l’état d’urgence sanitaire.
Le décret précise que le dispositif doit garantir l’identification de ses membres, ainsi que leur participation effective (en assurant la retransmission continue et simultanée du son des délibérations ou la communication instantanée des messages écrits au cours des délibérations) et ne pas faire obstacle à la tenue de suspensions de séance.
Lorsqu’il est procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote mis en œuvre doit répondre aux conditions prévues au troisième alinéa de l’article D. 2315-1 du Code du travail.
En d’autres termes, que la réunion se tienne par conférence téléphonique ou messagerie instantanée, le dispositif doit :
- garantir que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote,
- assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Le Président du CSE doit informer les membres de la tenue de la réunion par téléphone ou messagerie instantanée (dans ce dernier cas, l’information doit en outre comporter la date et l’heure du début de la réunion ainsi que la date et l’heure à laquelle interviendra au plus tôt sa clôture).
L’engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l’ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions prévues par la loi.
Le vote a lieu de manière simultanée.
A cette fin, les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le président du comité.
Lorsque la réunion se déroule par messagerie instantanée, le décret précise en sus que les débats sont clos par un message du président de l’instance, qui ne peut intervenir avant l’heure limite fixée pour la clôture de la délibération, et qu’au terme du délai fixé pour l’expression des votes, le président de l’instance en adresse les résultats à l’ensemble de ses membres.
Il était important d’obtenir ces précisions à l’heure où les entreprises peuvent avoir à consulter leur CSE sur plusieurs sujets urgents.
Il convient de rajouter que lorsque le vote à bulletin secret est requis (procédure concernant un salarié protégé par exemple), les entreprises doivent se doter de solutions sécurisées.
A ce titre, recourir à un huissier à distance pour matérialiser la sincérité du vote et son résultat par procès-verbal établi par ce dernier peut être l’une des solutions à privilégier.
